องค์กรต้องพิจารณาประเด็นภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับจุดประสงค์ (purpose) และที่ส่งผลต่อความสามารถขององค์กรในการบรรลุผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ในระบบบริหาร OH&S

มาตรฐาน 45001 ไม่ได้ต้องการกระบวนการอย่างเป็นทางการ หรือข้อมูลที่เป็นเอกสารเฉพาะแต่อย่างใด (เช่น ลายลักษณ์อักษรหรือ บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของสิ่งที่ได้ทำหรือ บันทึกข้อสรุป) เพื่อแสดงให้เห็นว่าประเด็นที่เกี่ยวข้องรับการพิจารณาแล้วให้กับผู้ตรวจประเมินดู ซึ่งต้องแล้วแต่ แต่ละองค์กรกำหนดเอง

เจตนารมณ์ของมาตรานี้คือเพื่อให้องค์กรสามารถได้เข้าใจปัญหาต่าง ๆ ทั้งเชิงบวกและเชิงลบที่องค์กรต้องพิจารณาเพื่อการจัดทำหรือปรับปรุงระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัยขององค์กร

ความเข้าใจบริบทขององค์กรใช้เพื่อจัดตั้ง ดำเนินการ รักษา และปรับปรุงต่อเนื่องในระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัย(ดูที่ข้อ 4.4) โดยเฉพาะในการตั้งนโยบายด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย(ดูที่ข้อ 5.2) และการตั้งวัตถุประสงค์ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย (ดูที่ข้อ 6.2.1)

ประเด็นภายในและภายนอกที่กำหนดในข้อ 4.1 สามารถส่งผลในด้านความเสี่ยงและโอกาสต่อองค์กร หรือต่อระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัย(ดูที่ข้อ 6.1.1 ถึง 6.1.3) องค์กรจะกำหนดสิ่งที่ต้องค้นหาและบริหารจัดการ (ดูที่ข้อ 6.1.4, 6.2 มาตรา 7 มาตรา 8 และ 9.1)

ตอบง่าย ๆ ว่าจะได้ไม่วางระบบกันแบบมั่ว ๆ ลอกกันไปลอกกันมา มีระบบแต่ใช้ไม่ได้ไม่เหมาะกับองค์กร จะได้มีที่มาที่ไปในการวางระบบ ทำให้ได้ระบบที่เหมาะสมกับองค์กร และเป็นระบบที่คนทั้งองค์กรเอาด้วย ไม่ว่าคนงานหรือคนตัวสูง

ดังนั้น เพื่อการจัดการระบบ OHS อย่างมีประสิทธิผล องค์กรควรเริ่มจากการพิจารณาบริบทภายในและภายนอกก่อนวางระบบ

ประเด็นภายนอกเป็นประเด็นปัจจัยจากภายนอก คือ ไปควบคุมไม่ได้ ทำอะไรไม่ได้ เช่นกฎหมายที่จะออกมาใหม่ หรือ คู่แข่ง จึงทำได้เพียงให้รู้และหาทางอยู่ ซึ่งต่างจากประเด็นภายในเป็นประเด็นปัจจัยจากภายใน แปลว่าจัดการเองได้ แก้ไขได้ เปลี่ยนแปลงได้ เป็นต้น แต่ท่านไม่ต้องกังวล ตราบใดที่เป็นประเด็นปัจจัย ไม่ว่านอกว่าใน ท่านก็ต้องพิจารณาอยู่ดี หนีไม่ได้ เพราะมาตรฐานเขียนไว้คู่กันตลอด

ดังนั้น ช่างเถอะว่าจะนอกว่าจะใน ขอให้เป็นประเด็นปัจจัย เราสนใจ

ประเด็นภายในที่น่าสน ต่อ การจัดการ OHS อาจรวมถึง

• ประเภทของกิจกรรมที่ดำเนินการ (เช่น การสัมผัสกับสารเคมีที่เป็นอันตราย ทางกายภาพหรือสารชีวภาพ)
• วิธีการทำงาน และ วิธีการว่าจ้าง (เช่น ลักษณะการเปลี่ยนแปลงขององค์กรเงื่อนไขสัญญา , การยศาสตร์);
• ลักษณะแรงงาน (เช่นจำนวน ประสบการณ์ อายุของแรงงาน ความหลากหลาย) และ
• ตำแหน่งที่ตั้ง (เช่นสถานที่ที่ดำเนินกิจกรรมขึ้น ปัจจัยด้านสภาพแวดล้อมต่างๆเช่น อุณหภูมิ หรือการระบายอากาศ)
• ทรัพยากรที่มี ความรู้ ความสามารถ ความพร้อม
• ระดับการสอดคล้อง กฏหมาย
• สภาพเครื่องจักร
• สภาพทางการเงิน
• การขยายกิจการ การมี โมเดลการผลิตใหม่ ๆ

ประเด็นภายนอกที่น่าสน อาจรวมถึง

• ข้อกำหนดกฎหมายและกฏระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ
• ข้อกำหนดด้านอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง
• ข้อกำหนดอื่น ๆ ที่ซึ่งองค์กรเป็นสมาชิก
• การมีเทคโนโลยีใหม่ หรือ วัสดุใหม่
• คู่แข่ง ความสามารถในการแข่งขัน ความต้องการลูกค้า
• ปัจจัยทางสังคม ชุมชน

ประเด็นจากบริบทนี้ จะแตกต่างกันตามขนาดและ/หรือความซับซ้อนขององค์กร เช่นองค์กรขนาดใหญ่สามารถมีสถานที่ทำงาน มีแผนกและกิจกรรมที่แตกต่างกัน และรวมถึงกระบวนการที่ซับซ้อนนี้ ซึ่งต่างจากบริษัทที่มีพนักงานจำนวนน้อย กระบวนการน้อย ระบบการจัดการจะแตกต่างกัน

ลักษณะขององค์กร เช่นกันที่มีผล เช่นผู้ผลิตสารเคมีห้าคนสามารถมีประเด็นปัญหาที่ซับซ้อนและใช้กระบวนการหลายอย่าง ในขณะที่โรงงานขนาดใหญ่ผลิตผลิตภัณฑ์เดียวอาจทำได้ง่ายกว่า

มาตรฐาน ISO 45001 กำหนดว่า [องค์กรต้องพิจารณาประเด็นภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับจุดประสงค์ (purpose)]

หมายความว่า การพิจารณาประเด็นภายนอก ภายใน จะมาก จะน้อย ไม่ได้ขึ้นอยู่กับมาตรฐาน ISO 45001 หรือผู้ตรวจประเมินแต่อย่างใด การกำหนดประเด็นครบไม่ครบ ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์องค์กร ดังนั้นก่อนพิจารณาประเด็นภายนอกภายใน ต้องมีการระบุ จุดประสงค์องค์กรเสียก่อน

จุดประสงค์องค์กร(Purpose) เป็นสิ่งที่องค์กรคาดหวังและต้องการในการดาเนินงานในปัจจุบันและอนาคต การบรรลุจุดมุ่งหมายขององค์กรได้จะต้องมีสิ่งสนับสนุนที่สอดคล้องได้แก่การ มีวิสัยทัศน์และสร้างวิสัยทัศน์ร่วม (Vision and share vision) การกำหนดพันธกิจ (Mission)ที่ครอบคลุมเหมาะสม การกำหนดเป้าประสงค์ (Goals) ที่ชัดเจนในแง่ของปริมาณหรือพื้นที่ปฏิบัติการหรือการสร้างคุณค่าแก่องค์กรและการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กร (Objective) ในแต่ละห้วงเวลาของการปฏิบัติการตามแผนกลยุทธ์

จุดประสงค์ (Purpose) หมายถึงสิ่งที่องค์กรมุ่งหมาย เป็นสิ่งที่องค์กรต้องการในอนาคต ซึ่งมักถูกเรียกขื่ออย่างเป็นทางการว่า

• วิสัยทัศน์ (Vision)
• พันธกิจ (Mission)
• เป้าหมายหรือเป้าประสงค์ทางธุรกิจ (Goals)
• แผนสามปี แผนห้าปี
• สิ่งที่เจ้านายใหญ่สั่ง (เอาจริง)

หลังจากที่ได้จุดประสงค์ (Purpose) ข้างต้นแล้ว จึงคิดถึงประเด็นหรือปัจจัยในการทำให้สำเร็จได้

มาตรฐานISO45001 กำหนดว่า [องค์กรต้องพิจารณาประเด็นภายนอกและภายในที่ส่งผลต่อความสามารถขององค์กรในการบรรลุผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ในระบบบริหารOH&S]

จุดประสงค์ของระบบบริหารOHS คือการให้กรอบการทำงานเพื่อบริหารความเสี่ยงและโอกาสด้าน OH&S

ผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ระบบ OHS ในภาพกว้างทั่วไป คือการป้องกันการ เสียชีวิต การบาดเจ็บ จากการทำงาน และการเจ็บป่วยให้คนทำงาน การปรับปรุงและให้สถานที่ทำงานที่ปลอดภัยและมีและสถานที่ทำงานน่าอยู่น่าทำงาน สำหรับคนทำงานและบุคลากรอื่น ๆ ภายใต้การควบคุมขององค์กร แต่ไม่ว่าอย่างไรการกำหนดผลลัพธ์ที่ตั้งใจเป็นเรื่องของแต่ละองค์กรที่กำหนดในแต่ละช่วงเวลา ว่าต้องการอะไรจากระบบบริหาร OHS

ทั้งนี้ กิจกรรมต่าง ๆขององค์กรก่อให้เกิดความเสี่ยง ต่อการเสียชีวิต การบาดเจ็บจากการทำงานและการเจ็บป่วย ดังนั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างสูงสำหรับองค์กรในการขจัดหรือลดความเสี่ยงต่ออาชีวอนามัยและความปลอดภัยด้วยการใช้มาตรการป้องกันและปกป้องที่มีประสิทธิผล เมื่อองค์กรประยุกต์ใช้มาตรการเหล่านี้ผ่านระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัย(ที่สนับสนุนด้วยการใช้การควบคุม วิธีและเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับทุกระดับชั้นขององค์กร) มาตรการเหล่านี้จะช่วยปรับปรุงสมรรถนะด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยโดยจะมีประสิทธิผลมากขึ้นในการลงมือปฏิบัติช่วงแรกเริ่มเมื่อค้นหาโอกาสที่เป็นไปได้สำหรับการปรับปรุงสมรรถนะภาพด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย.

ดังนั้น ท่านจึงต้องกำหนด ผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ในระบบบริหารOH&S ไว้ให้รู้กันทั่วไปกันในองค์กรท่านเสียก่อน ตัวอย่างเช่น

• ปรับปรุงสมรรถนะด้านOHS ในด้าน xxxxxx
• พัฒนาผู้ส่งมอบให้สามารถ xxxxx
• ต้องสอดคล้องกับข้อกำหนดกฎหมายขั้นต่ำ
• ให้พนักงานมีความตระหนักถึงอันตรายและความเสี่ยงด้าน OHS
• ปรับปรุงสถานประกอบการให้มีความปลอดภัยมากขึ้น
• การสร้างและการพัฒนาขีดความสามารถที่จำเป็นในด้าน OHS
• ลดความเสี่ยงและขจัดความเสี่ยงระดับปานกลางให้เหลือศูนย์
• ต้องไม่มีการบาดเจ็บจากกรณีxxxxxxx
• ให้มีการพัฒนา SOP ที่ครอบคลุมอันตรายและความเสี่ยงทั้งหมด

การพิจารณาประเด็น เป็นการศึกษาเรียนรู้เพื่อให้ได้ประเด็น เพื่อการวางระบบบริหาร
เทคนิคที่ใช้ได้ คือ ทำการทบทวนสถานะเริ่มต้น

สิ่งที่ต้องทำเพื่อเสาะหาประเด็น มีอยู่ 2 กิจกรรมที่คุณต้องทำ

1. ทบทวนเบื้องต้น

ข้อมูลที่จำเป็น

• พบปะเพื่อประชุมหารือกับผู้บริหาร รวมถึงพนักงาน เกี่ยวกับ องค์กร กิจกรรม ผลิตภัณฑ์ในปัจจุบันและอนาคต
• รายละเอียด กิจกรรม ผลิตภัณฑ์ บริการ
• ข้อมูลเกี่ยวข้องกับลูกค้าและผู้ส่งมอบ
• ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้เสีย
• ข้อมูลเกี่ยวข้องกับประเด็นด้าน OHS`
• ข้อมูลเกี่ยวข้องกับการสอดคล้องข้อกำหนดกฏหมาย
• ใช้ข้อมูลที่ได้มาเพื่อ

กำหนดว่าผู้มีส่วนได้เสียมีใครบ้าง และ มุมมองของแต่ละฝ่าย ระบุความต้องการและความคาดหวังชองผู้มีส่วนได้เสียจากข้อมูลที่ได้มา
ทำการทบทวนประเด็นภายนอก ภายในที่ได้มา

2. การทบทวนสถานะเริ่มต้น เพื่อหา baseline 

1. ทบทวนข้อกำหนดตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับ OHS

• รวบรวมข้อกำหนดตามกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ ด้าน OHS ที่องค์กรต้องปฏิบัติตาม
• ตรวจสอบว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดตามกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ ด้าน OHS ที่องค์กรต้องปฏิบัติตามอย่างครบถ้วนและถูกต้อง

2. ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของทรัพยากรที่มีอยู่ ซึ่งจะนำไปใช้ในการจัดการ OHS

• มีทรัพยากรอย่างเพียงพอและสามารถใช้ให้เกิดผลอย่างเต็มที่ หรือไม่ อย่างไร
• บุคลากรมีความรู้ความสามารถในการดำเนินระบบการจัดการ OHS เพื่อให้บรรลุ วัตถุประสงค์และเป้าหมายที่วางไว้ หรือไม่อย่างไร
• มีการกำหนดแผนงานประจำปีและสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ในแผนงานนั้นหรือไม่อย่างไร

3. แนวทางการดำเนินงานด้าน OHS ที่มีอยู่ในองค์กร

• ตรวจสอบมาตรการต่าง ๆ ด้าน OHS ที่มีอยู่ เช่น การใช้สารเคมีที่มีอันตรายน้อยแทนสารเคมี ที่มีอันตรายมาก การเตรียมความพร้อมสำหรับภาวะฉุกเฉิน นโยบายด้านOHS เป็นต้น
• ตรวจสอบว่ามาตรการต่างๆ มีการจัดทำเป็นเอกสาร ซึ่งรวมถึงเอกสารขั้นตอนการ ดำเนินงาน เอกสารการปฏิบัติงานหรือคู่มือการใช้เครื่องมืออุปกรณ์ เป็นต้น
• ตรวจสอบว่ามีการปฏิบัติตามมาตรการต่าง ๆ ด้าน OHS ที่มีอยู่ในองค์กร
• ประวัติการเกิดอุบัติการณ์ต่าง ๆ ของสถานประกอบการ
• สถานการณ์ฉุกเฉินที่มีนัยยะ

4. ข้อปฏิบัติและการดำเนินงานที่ดีกว่าซึ่งองค์กรหรือหน่วยงานอื่นได้จัดทำเอาไว้ (best practice)

• หาข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ที่เป็นข้อปฏิบัติและดำเนินการด้าน OHS ที่ดีกว่าซึ่งองค์กรหรือ หน่วยงานอื่นได้จัดทำไว้ (best practice) เช่น ข้อมูลจากสถานประกอบการที่ได้รับรางวัล สถานประกอบการดีเด่นด้านความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงานเป็นต้น
• นำข้อมูลที่ได้มาพิจารณาและปรับใช้ให้เหมาะสมกับขนาดและกิจกรรมขององค์กรได้หรือไม่

แหล่งสนับสนุนและแหล่งข้อมูลต่าง ๆ เช่น

• หน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายและการให้การอนุญาต
• ห้องสมุด
• สถาบันหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรม นายจ้าง และลูกจ้าง
• องค์กรอื่นสำหรับการแลกเปลี่ยนข่าวสาร

• การสำรวจ เช่น เดินสำรวจ หรือ การสำรวจโดยวิธีการสัมภาษณ์
• การตรวจตรา เช่น ตรวจตราโดยใช้แบบตรวจ (checklist)
• การประเมิน เช่น ประเมินข้อมูลที่ได้ทั้งจากภายในและภายนอก
• การทบทวน เช่น ทบทวนบันทึกหรือรายงานการปฏิบัติงาน
• การเปรียบเทียบ เช่น เปรียบเทียบการดำเนินงานด้าน OHS กับองค์กรประเภทเดียวกัน

หากท่านสังเกต ท่านจะเห็นว่า ประเด็นไม่ต่างจากคำแก้ตัวเมื่อระบบไม่ตอบโจทย์ คนดีอย่างท่านจึงต้องคิดถึงคำแก้ตัวไว้ก่อน ว่าหากจุดประสงค์ (propose)และผลลัพธ์ที่ตั้งใจของระบบบริหาร OHS ไม่บรรลุผล ท่านจะแก้ตัวอย่างไร แล้วนำคำแก้ตัวที่ได้เรียนรู้นี้ไปวางระบบการบริหาร