Weryfikacja raportów emisji gazów cieplarnianych

Weryfikacja to proces mający na celu potwierdzenie dokładności zebranych danych w zakresie emisji gazów cieplarnianych zawartych w rocznym raporcie na temat wielkości emisji GHG, informacji dotyczących przydziału bezpłatnych uprawnień lub danych dotyczących poziomu działalności. W naszych działaniach koncentrujemy się na wiarygodności, wierności, jawności, rzetelności i zgodności informacji ze stanem faktycznym. 

Etapy weryfikacji

Działania wstępne 

Klient zainteresowany przeprowadzeniem weryfikacji przesyła (w formie elektronicznej lub papierowej) do BSI Group Polska Sp. z o.o. zapytanie ofertowe, które zapewnia przekazanie niezbędnych informacji (Verification Quote Request Form Part A). Do sporządzenia oferty potrzebne są co najmniej następujące informacje: 

• ogólne informacje o strukturze organizacyjnej i prawnej, 
• informacji o rodzaju instalacji i jej zaklasyfikowaniu,   

• informacji o stopniu wypełnienia wymagań wynikających z przepisów prawnych takich jak: 
• posiadanie zezwolenia, 
• wybrana metoda monitorowania emisji, 
• informacji o wdrożonych systemach zarządzania, 
• zezwolenie i plan monitorowania, 

• zatwierdzony plan metodyki monitorowania (PMM). 

W przypadku, gdy na etapie składania wniosku Klient nie dysponuje projektami w/w dokumentów, dopuszcza się przyjęcie wniosku na sporządzenie oferty w oparciu o uzgodniony formularz danych.  

Klient jest zobowiązany do uzupełnienia wniosku o wymagane dokumenty przed uzgodnioną datą weryfikacji. 

W kolejnym kroku sprawdzana jest kompletność wniosku. W przypadku konieczności wyjaśnienia jakichkolwiek informacji, Klient jest informowany o konieczności uzupełnienia wniosku. W przypadku gdy wnioskodawca nie dokona wskazanych uzupełnień w uzgodnionym terminie, wniosek pozostaje bez dalszego rozpatrzenia. 

Na podstawie przekazanych informacji BSI Group Polska Sp. z o.o. przeprowadza ocenę ryzyka związanego z podjęciem się weryfikacji, ocenia czy przedmiot zlecenia jest objęty zakresem akredytacji, dokonuje analizy posiadania niezbędnych kompetencji personelu oraz zasobów. Następnie ustalany jest czas niezbędny do przeprowadzenia działań weryfikacyjnych. 

Po dokonaniu analizy ryzyka i określeniu czasu weryfikacji zostaje przygotowana oferta na weryfikację wraz z ogólnymi warunkami umowy. 

W ofercie potwierdzane są następujące aspekty weryfikacji: cel i zakres weryfikacji, poziom pewności działań weryfikacyjnych oraz poziom istotności. 

Planowanie 

Po zaakceptowaniu przez Klienta oferty, BSI Group Polska Sp. z o.o. powołuje zespół do przeprowadzenia weryfikacji. Dobór zespołu weryfikującego odbywa się na podstawie rodzaju działalności instalacji oraz na podstawie posiadanych przez weryfikatorów EU ETS kompetencji. 

Klient ma prawo pisemnego zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu wobec wyznaczenia każdego konkretnego członka zespołu weryfikującego. W odpowiedzi na uzasadniony sprzeciw BSI dokona zmiany składu zespołu. Dokonane zmiany mogą mieć wpływ na ustalony wcześniej termin przeprowadzenia weryfikacji. 

Powołany zespół weryfikacyjny ocenia skalę, charakter i złożoność czynności weryfikacyjnych (analiza strategiczna) oraz ocenia ryzyko zidentyfikowania istotnej nieprawidłowości lub niezgodności z kryteriami weryfikacji (analiza ryzyka). Na tej podstawie zostaje opracowany plan weryfikacji, przekazywany do Klienta.  

Plan weryfikacji może podlegać aktualizacji podczas weryfikacji w sytuacji, gdy zostaną zidentyfikowane: 

• zmiany zakresu lub harmonogramu działań, 
• zmiany lokalizacji i źródeł informacji, 
• dodatkowe ryzyka lub zmieni się poziomy ryzyka.  

Wszelkie zmiany do planu są komunikowane Klientowi. 

Weryfikacja obejmuje inspekcję na miejscu w instalacji. BSI Group Polska Sp. z o.o. dopuszcza wykonanie weryfikacji bez wizyty w instalacji w przypadku, gdy weryfikacja dotyczy instalacji o niskim poziomie emisji oraz gdy spełnione są inne wymagania prawne (zgodnie z art. 31 i 32 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2018/2067).  

W uzasadnionych przypadkach BSI Group Polska Sp. z o.o. może, z zastrzeżeniem zatwierdzenia przez właściwy organ, podjąć decyzję o przeprowadzeniu wirtualnej wizyty w obiekcie (zgodnie z art. 34a Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2018/2067). 

Decyzja o wykonywaniu weryfikacji bez wizyty w instalacji lub przeprowadzeniu wirtualnej wizyty w obiekcie jest przekazywana Klientowi, który przesyła stosowny wniosek do właściwego organu w celu zatwierdzenia decyzji weryfikatora. 

Weryfikacja 

Weryfikacja jest przeprowadzona w drodze szczegółowego badania danych, łącznie z prześledzeniem danych do źródła danych pierwotnych, krzyżową kontrolą danych z zewnętrznymi źródłami danych, wykonaniem uzgodnienia danych, sprawdzaniem wartości progowych w odniesieniu do odpowiednich danych i dokonaniem ewentualnych obliczeń. 

Podczas procesu weryfikacji zbierane są dowody potwierdzające prawidłowość procesu realizowanego u danego Klienta. Dowody zbierane są w postaci skanów, wyciągów, kserokopii, odpisów z dokumentów i zapisów, dotyczących monitorowanych przez Klienta wielkości i parametrów. 

Jeżeli nie można uzyskać wystarczających informacji od Klienta, a są one niezbędne do sformułowania opinii, BSI Group Polska Sp. z o.o. w porozumieniu z Klientem odstępuje od dalszych działań weryfikacyjnych. Jeśli podczas weryfikacji zespół weryfikatorów stwierdzi nieprawidłowości lub niezgodności, które uniemożliwią wydanie opinii, informuje o nich w odpowiednim terminie Klienta i zwraca się do niego o wprowadzenie odpowiednich korekt w ustalonym wspólnie terminie. Weryfikator odnotowuje usunięcie nieprawidłowości i dokonuje ustaleń, czy mają one istotny wpływ na całkowitą wielkość raportowanych danych, oraz czy wymagana będzie dodatkowa wizyta u Klienta, czy też dowody usunięcia niezgodności mogą być zaakceptowane na podstawie przekazanej dokumentacji. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia weryfikator wznawia proces weryfikacji. 

Wnioski z działań weryfikacyjnych są podsumowywane w oświadczeniu weryfikacyjnym (Sprawozdaniu z weryfikacji), które zawiera wniosek dotyczący wyniku weryfikacji. 

Wynik pozytywny ma miejsce, gdy weryfikator stwierdzi, że Raport został zweryfikowany z wystarczającą pewnością.  

W takim przypadku oświadczenie z weryfikacji zostanie wydane z opinią "zweryfikowano jako zadowalające" lub "zweryfikowano z uwagami". W przypadku wydania Sprawozdania zweryfikowanego z uwagami, uwagi nie mogą stanowić istotnej niezgodności lub dotyczyć błędów w danych (wszystkie błędy w danych należy poprawić bez względu na ich wpływ na istotność). 

Wynik negatywny („niezweryfikowane”) ma miejsce, gdy weryfikator stwierdzi, że Raport zawiera istotne nieprawidłowości lub niezgodności. Weryfikator może stwierdzić, że dowody przedstawione przez Klienta są niewystarczające do stwierdzenia z wystarczającą pewnością, że deklaracja jest wolna od istotnych nieprawidłowości. Sytuacje, które mogą prowadzić do takiego wniosku, to: 

• brak danych, które uniemożliwiają weryfikatorowi uzyskanie dowodów niezbędnych do zmniejszenia ryzyka weryfikacyjnego do poziomu koniecznego do uzyskania racjonalnego poziomu pewności, 
• Klient nie udostępnił wystarczających informacji umożliwiających przeprowadzenie weryfikacji, 
• plan monitorowania nie został zatwierdzony przez właściwy organ, 

• plan monitorowania lub metodyki monitorowania nie zapewniają wystarczającego zakresu bądź jasności do wyciągnięcia wniosków z weryfikacji. 

W przypadku zaistnienia którejkolwiek z powyższych sytuacji weryfikator wydaje oświadczenie z opinią "niezweryfikowane" i uzasadnia powód takiej decyzji. 

Niezależny przegląd 

Po zakończeniu przez zespół weryfikacyjny działań i sporządzeniu projektu oświadczenia weryfikacyjnego (Sprawozdania z weryfikacji), całość dokumentacji jest poddawana niezależnemu przeglądowi przez kompetentną osobę niezaangażowaną w planowanie i wykonanie weryfikacji (recenzent). 

Recenzent dokonuje przeglądu dokumentacji z weryfikacji w celu zapewnienia, że proces weryfikacji jest prowadzony zgodnie z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi, procedury dotyczące działań weryfikacyjnych zostały prawidłowo przeprowadzone, zachowano należytą staranność zawodową i profesjonalny osąd, istnieją wystarczające dowody na poparcie decyzji weryfikacyjnej, istnieje pełna i szczegółowa ścieżka audytowa umożliwiająca odtworzenie działań weryfikacyjnych oraz że można wydać oświadczenie weryfikacyjne. 

Jeżeli po niezależnym przeglądzie wystąpią okoliczności mogące spowodować zmiany w sprawozdaniu z weryfikacji, Recenzent musi dokonać przeglądu tych zmian wraz ze wspierającymi je dowodami. 

Decyzja i wydanie oświadczenia weryfikacyjnego 

Po zakończeniu niezależnego przeglądu, możliwe jest wydanie Klientowi oświadczenia weryfikacyjnego. Decyzja o wydaniu oświadczenia jest podejmowana przez osobę, która nie była zaangażowana w planowanie i wykonywanie weryfikacji. Decyzja ta jest dokumentowana poprzez uwierzytelniony podpis w Sprawozdaniu z weryfikacji. 

Aby uzyskać konkurencyjną wycenę usług weryfikacyjnych w zakresie emisji gazów cieplarnianych w organizacji, należy wypełnić formularz zapytania.

Jeśli są Państwo naszym klientem, kierownik ds. klienta pomoże Państwu w ustaleniu bieżącego etapu i poprowadzi Państwa przez proces weryfikacji.

Jeśli nie współpracowali Państwo jeszcze z firmą BSI, nie ma powodów do obaw. Zapraszamy do współpracy poprzez:

1. Nawiązanie kontaktu
   Należy skontaktować się z nami w celu przekazania nam swoich wymagań, abyśmy mogli określić najodpowiedniejszy pakiet usług. Przedłożymy Państwu ofertę zawierającą informacje dotyczące kosztów i czasu wymaganego dla przeprowadzenia weryfikacji wielkości emisji gazów cieplarnianych lub weryfikacji poprawności danych dotyczących zharmonizowanego przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji.
   
   
2. Spotkanie z weryfikatorem wiodącym GHG
   Zostanie Państwu przydzielony weryfikator wiodący GHG, który będzie główną osobą kontaktową podczas trwania procesu weryfikacji i w późniejszym czasie. Osoba ta na podstawie uzyskanych od Państwa informacji przygotuje analizę strategiczną stanowiącą podstawę do przygotowania planu weryfikacji i planu próbobrania. Osoba ta indywidualnie lub w zespole przeprowadzi proces weryfikacji zbierając, dokumentując i analizując wszelkie niezbędne informacje stanowiące podstawę do wydania sprawozdania z weryfikacji. Osoba ta będzie kompetentna w dziedzinie danego obszaru działalności biznesowej, co pozwoli na świadczenie przez nią usług w pełnym zrozumieniu złożoności i charakteru działań Państwa organizacji. 
   
   
3. Procedury dotyczące wydawania lub odmowy wydania Sprawozdania z weryfikacji
   Warunkiem umożliwiającym weryfikatorowi przedłożenie pozytywnych wniosków na temat Rocznego raportu lub poprawności danych dotyczących zharmonizowanego przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji, jest uzyskanie przez niego wystarczających dowodów w trakcie prowadzenia procesu weryfikacji, wolnych od istotnych niezgodności i poważnych zafałszowań. Ustalenia i dowody uzyskane podczas procesu weryfikacji umożliwiają weryfikatorowi wypracowanie opinii odnoszącej się do tego, czy roczny raport dotyczący emisji CO₂ lub dane dotyczące zharmonizowanego przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji są wolne od poważnych zafałszowań lub niezgodności. W przypadku gdy zidentyfikowane przez weryfikatora istotne niezgodności i/lub poważne zafałszowania nie zostaną pozytywnie rozwiązane przed zakończeniem procesu weryfikacji, weryfikator jest zobowiązany stwierdzić, że raport dotyczący emisji lub dane dotyczące zharmonizowanego przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji nie zostały pozytywnie zweryfikowane.
   
   
4. Procedury postępowania ze skargami, odwołaniami i sprawami spornymi.
   Dla zapewnienia jak najwyższej jakości realizacji procesu weryfikacji BSI ustanowiło procedurę nadzoru nad wyrobem niezgodnym, reklamacjami, odwołaniami, skargami i badaniem zadowolenia klienta. Procedura ta zapewnia obsługę każdego zgłoszenia, jakie zostanie skierowane do BSI od klienta. Na życzenie Klienta niniejsza procedura zostanie mu udostępniona.