Q: 협의와 참여가 왜 그렇게 중요한가?
Sally Swingewood: 협의와 참여가 매우 중요한 이유는 기업이 앞으로 나아갈 때 직원 모두가 함께 해야 하기 때문이다.
직원의 참여가 높아질수록 회사의 문제를 더 잘 이해하고, 회사에서 진행하는 일의 목적을 더 잘 이해한다. 의사결정 프로세스에 직원을 참여시키면 회사에서 무엇을 위해 그런 결정을 내렸는지 직원도 알고, 그 결과로 얻게 되는 이점을 이해하기 때문에 직원이 해당 결정사항을 받아들이고 이행하려고 노력할 가능성이 높다.
직원 협의와 참여는 있으면 좋은 것이 아니라 필수적인 것이다. 직장 웰빙이라는 포괄적 접근을 통해 성과를 개선하려는 모든 조직이 실제 업무와 멀리 떨어진 리더십팀이나 회사 밖 외부 전문가의 관찰에만 의존하면 결국에는 실패하게 된다.
Q: 협의와 참여가 어떻게 다른가?
Sally Swingewood: 많은 사람들이 협의와 참여를 혼동한다. 그 이유로, 전 세계의 다양한 국가와 문화에서 이들 단어를 다르게 해석하고 있기 때문이다. ISO 표준에서 용어에 대한 정의를 내린 이유도 이 이유이다. 예를 들어, ISO 45001 안전 보건 경영 시스템 또는 ISO 45003 직장에서의 심리 건강과 안전 문서에 따르면 협의는 근로자의 입장을 듣는 것이고, 참여는 훨씬 더 많은 행동을 수반하는 것으로 근로자를 의사결정에 관여하게 하는 것이다.
Q: 모범적인 협의와 참여는 실제로는 어떤 모습인가?
Sally Swingewood: 좋은 협의와 참여는 신뢰의 문화를 만드는 것이다. 신뢰의 문화는 자신의 의견을 말하고 문제가 무엇인지, 어떤 조처가 필요할 지 말할 수 있다고 느끼는 안전한 문화이다. 신뢰의 문화는 포용적이다. 역할이나 직장 위치, 근무 시간에 관계없이 교대 근무자, 원격 근무자, 사무 근로자, 공장 근로자 등 모든 사람을 포함하는 문화이다. 선별된 몇몇이 진행하는 것이 아니다. 선별 그룹은 거의 언제나 모든 문제를 이해하지 못하기 때문이다. 포용성이 핵심이다.
모범 사례를 정의하는 것은 쉽지 않다. 조직의 상황에 따라 다르기 때문이다. 설문조사를 하거나 이미 내려진 결정에 대해 의견을 묻는 것 만으로는 충분하지 않다. 그런 식으로는 신뢰를 얻거나 직원의 참여를 유도할 수 없다. 결정사항의 실행을 위해서는 직원을 참여시켜야 한다.
특히, 효과적인 협의를 위해서는 다음의 문제를 극복해야 한다.
- 문맹 및 언어 문제 – 근로자 사이에 문맹률이 높거나 국가의 공식 언어가 근로자의 모국어가 아닌 경우에 해당한다. 이럴 경우 다음 사항을 고려해야 한다.
- 효과적인 양방향 의사소통을 위해 적절한 시간이 배정되도록 한다
- 통역가를 고용하거나 동료직원에게 통역 교육을 시킨다
- 번역 정보가 명확하게 작성되었는지 확인한다
- 보편적으로 이해할 수 있는 인포그래픽 및 그림 메시지를 이용한다
- 언어 교육을 제공한다
- 문화 및 다양성 – 위원회 및 대표는 인력의 입장을 반영하고 협의를 위해 안전하고 포용적인 환경을 제공해야 한다. 일부 근로자는 특정 문제를 제기하는 것에 불편함을 느끼거나 주저할 수 있다는 것을 기억해야 할 것이다.
또한 시간제 근무, 교대 근무, 재택 근무 등 서로 다른 근무 형태를 고려하여 직원 협의 및 참여의 방법과 시간을 결정해야 한다.
직원이 문제나 우려사항을 보고한다고 해서 징계, 해고 등 불이익을 두려워할 이유가 없다고 명확하게 알리는 것이 필수적이다. 내부고발정책 또는 기타 익명신고 절차를 통해 참여를 독려할 수 있겠다.
마지막으로, 협의 및 참여에서 가장 많이 간과되지만 중요한 단계는 적절한 시기에 피드백을 제공하는 것이다. 실제로 무엇이 실행되었는가? 어떤 변화가 있었는가? 무슨 변화를 가져왔는가?
Q: 협의와 참여를 위해 직원이 사용할 주요 도구/모델/기술에는 어떤 것들이 있는가?
Sally Swingewood: 협의와 참여는 정해진 방법이 없다. 사람들을 참여시키고 필요한 피드백을 이끌어내는 데 사용하는 도구와 기술은 조직에 달렸으며, 조직의 상황 및 인력에 따라 다르다. 그러나 여기에는 관리자와 직원 간의 일대일 대화, 더 큰 규모의 그룹 대화, 가능하다면 전체 조직 간 대화와 같은 것을 포함할 수 있다. 직접 대면할 필요는 없고 가상, 화상 통화, 전화 통화로도 진행할 수 있을 것이다. 핵심은 사람들이 편안하게 느끼는 모든 방식을 사용하여 서로를 신뢰하고 안전하게 대화할 수 있도록 하는 것이다. 직원 설문 조사, 툴박스(toolbox), 그리고 공식 위원회가 잘 작동한다면 그 방법을 사용할 수도 있을 것이다.
정리하자면, 다음을 포함하여, 여러 방법을 다양하게 활용하여 직원과 협의를 진행해야 한다.
- 직접 대면 방식 – 산업안전보건 등 특정 분야에 대해 예정된 인터뷰, 비공식적 관련 대화, 공식 미팅의 형식으로 협의를 진행한다. 그룹별, 전체 인력을 상대로 집중 회의를 진행할 수 있으며, 직원은 할당된 워크그룹에서 심리적 건강 및 안전 등 특정 문제에 대한 해결 방법을 탐색한다.
- 근로자 대표 방식 – 대면으로 근로자 대표와 협의할 수 있으며, 조직의 인력이 대규모일 때 더 실용적이다. 또는 전담 공식 근로자 위원회를 만들 수 있는데, 이 경우 작업, 구성(인력 전체를 대표할 수 있는지 확인이 필요), 의제, 지원 요건을 고려해야 한다.
- 간접 방식 – 직원설문조사, 제안 제도, 게시판, 사내 뉴스레터, 웹사이트 등 다양한 방법을 사용하여 근로자와 간접적으로도 협의하는 방법도 있다. 전담 이메일 주소, 전화번호를 만들어 근로자의 의견을 듣는 것도 방법이다.
Q: 협의와 참여의 자리를 얼마나 자주 만들어야 하는가?
Sally Swingewood: 이것 역시 조직과 그 상황에 따라 다르다. 하지만 의미 있는 주기로 그런 자리를 가지는 것이 중요하다. 작은 문제마다 협의가 필요한 것은 아니나, 중요한 문제라면 의미 있는 의견이 필요하고, 해당 결정으로 인해 영향을 받는 사람들의 견해를 신중하게 고려해야 한다. 이 사람들이 관련 문제의 장단점 모두를 이해하고 있어야 한다.
Q: 협의와 참여에 관여할 적절한 사람을 어떻게 선정하는가?
Sally Swingewood: 모든 직원이 모두 다 참여해야 한다.
일반적으로 말하자면 선정 방법에 대한 것은 질문이 될 수 없다. 선정 방법을 논할 수 있는 경우는 이미 공식 근로자 대표단이 있어서 조직의 최고경영진과 협의를 진행하고 있는 경우이다. 하지만 그런 경우라도 매우 신중해야 한다. 하나의 근로자 대표단이 근로자 개개인이나 그룹의 서로 다른 요구사항을 일일이 대변하는 것은 거의 불가능하기 때문이다. 근로자 대표단이 있다면 이들이 근로자를 실질적으로 대표하는지, 그리고 영향을 받게 될 근로자 모두와 협의를 했는지 확인해야 한다.
Q: 재택 근무를 하고 있는 직원과 협의와 이들의 참여는 어떻게 지원할 수 있나?
Sally Swingewood: 직원의 위치나 근무 형식은 사실 중요하지 않다. 효과적인 협의와 참여를 이끌어내기 위해 꼭 같은 장소에 있어야 할 필요는 없다. 대면하지 않더라도 이들과 협의할 수 있는 방법은 다양하다. 가상 환경에서 협의와 참여는 대면 회의만큼 효과적이다. 사실 가상으로 열렸을 때 협의와 참여가 더 효율적이라는 증거가 있다. 같은 방에 있지 않을 때 직원이 더 편하게 느끼고 자신의 의견을 더 개방적이고 솔직하게 말하게 되기 때문이다.
핵심은 직원들이 이런 도구를 사용할 수 있게 이들에게 권한을 주는 것이다. 하나의 방법에만 의존하지 않는 것도 중요하다. 예를 들어 이메일을 여러 도구 중 하나로 사용할 수는 있으나 이메일을 받았는지, 실제로 읽고 이해했는지 가정해서는 안 된다.
