Comunicazione con il cliente sugli Audit non annunciati in loco
Tutta la corrispondenza deve essere inviata alla casella di posta elettronica CoronaMitigation@bsigroup.com.
Nell'ultimo anno abbiamo affrontato insieme la pandemia di COVID-19; vorremmo rassicurarvi sul fatto che in BSI abbiamo intrapreso diverse azioni per salvaguardare il suo personale, gestendo il rischio di infezione all'interno delle nostre operazioni e lavorando con i nostri clienti. Le nostre attività sono conformi a quanto stabilito dall'Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS), alle restrizioni dei rispettivi governi locali e/o alla guida alla prevenzione.
La nostra priorità è, ed è sempre stata, la sicurezza del paziente. Attualmente stiamo lavorando all'interno dei quadri legali e normativi pertinenti facendo tutto il possibile per mettere al primo posto la sicurezza dei pazienti, dei nostri clienti e del nostro personale. Durante la pandemia globale, abbiamo sospeso gli audit in loco senza preavviso (Unannounced Audit - UA).
BSI desidera informarvi che ora stiamo riprendendo gli audit senza preavviso (UA) in loco, pur tenendo in conto delle restrizioni di viaggio governative per area geografica.
Come organismo notificato dell'UE e organismo approvato nel Regno Unito, dobbiamo lavorare con le nostre autorità sia nei Paesi Bassi (IGJ) che nel Regno Unito (MHRA) per garantire che le nostre azioni siano efficaci, efficienti e legali. Il requisito obbligatorio di audit in loco rimane una parte fondamentale dei requisiti normativi nell'UE e nel Regno Unito. Per questo motivo, dobbiamo tornare all'audit in loco per garantire che i vostri prodotti mantengano l'accesso al mercato. Valuteremo i vostri requisiti, e questo può significare che entrambi gli auditor saranno sul posto, o che un auditor sarà sul posto e un altro auditor valuterà da remoto la documentazione tecnica. Il team di auditing può utilizzare orari di inizio individuali scaglionati per garantire un uso efficiente del tempo.
Cosa bisogna fare?
Come parte della nostra pianificazione di resilienza, abbiamo istituito i nostri piani di continuità aziendale e di risposta alle pandemie e abbiamo introdotto l'auditing remoto laddove consentito. Ora abbiamo bisogno di lavorare con voi per assicurarci di soddisfare tutti i requisiti normativi per gli audit BSI e abbiamo bisogno del vostro aiuto per farlo.
Vi chiediamo di compilare il seguente modulo e restituirlo a CoronaMitigation@bsigroup.com entro quattro settimane dalla ricezione di questa e-mail.
Onsite-Audit-Risk-Review-Information-Client-Form
Il modulo deve essere completato per i siti elencati nel vostro certificato QMS, compresi i subappaltatori critici (esclusi i rappresentanti autorizzati dell'UE e i responsabili del Regno Unito).
- Una valutazione dei rischi in loco ci fornirà i dettagli dei vostri protocolli in loco e delle precauzioni di sicurezza.
- Confermate un numero di telefono che il nostro revisore chiamerà all'arrivo presso la vostra sede, vale a dire che vi contatterà dall'auto una volta sul posto per verificare che non vi siano state modifiche ai protocolli in loco o che non vi siano focolai recenti di COVID-19 prima di entrare nella vostra sede.
- Per tutti i cambiamenti rilevanti, assicuratevi di seguire le procedure originali per informare l'Organismo Approvato o Notificato. Inoltre, assicuratevi che sia aggiornato anche il modulo di revisione del rischio allegato.
Ho allegato un documento riguardante il test COVID-19 degli auditor BSI per la SARS-COV-2.
Vi ringrazio molto per il vostro sostegno.
