P: ¿Por qué son tan importantes la consulta y la participación?
Sally Swingewood: La consulta y la participación son muy importantes porque hay que tener en cuenta a todo el mundo.
Cuanto más implique a las personas, más entenderán los retos de su empresa y por qué hace lo que hace. Si se les involucra en el proceso de toma de decisiones, es mucho más probable que acepten esas decisiones y las mantengan, porque entienden los resultados que se buscan y los beneficios que aportarán.
La consulta y la participación de los trabajadores son algo más que beneficiosas: son esenciales. Cualquier organización que pretenda mejorar su rendimiento mediante un enfoque integral del bienestar en el lugar de trabajo está destinada a fracasar si depende únicamente de un equipo de liderazgo distante y de las observaciones remotas de consultores externos.
P: ¿Cuál es la diferencia entre consulta y participación?
Sally Swingewood: La gente suele confundir la consulta y la participación, y hemos aprendido que, en diferentes países y culturas del mundo, hay varias interpretaciones de las palabras. Esta es una de las razones por las que se han convertido en términos definidos en las normas ISO. Así, cuando se lee la norma de sistemas de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo ISO 45001, por ejemplo, o la ISO 45003, la consulta consiste en escuchar las opiniones del trabajador. La participación, en cambio, es mucho más activa. Se trata de involucrar a esos trabajadores en la toma de decisiones.
P: ¿Cómo es una buena consulta y participación?
Sally Swingewood: Una buena consulta y participación consiste en crear una cultura de confianza, una cultura segura en la que la gente sienta que puede hablar y que puede ser realmente sincera sobre sus preocupaciones y lo que cree que debería hacerse al respecto. Es inclusivo. Incluye a todo el mundo, independientemente de su función o de su lugar de trabajo, o de las horas que trabajen, por lo que incluye a los trabajadores que trabajan por turnos, a los que trabajan de forma remota, a los que trabajan en oficinas y a los que trabajan en fábricas. No es un grupo selecto, porque ese grupo selecto casi seguro que no entenderá todos los problemas. La inclusión es la clave.
Es difícil definir las mejores prácticas, ya que varían en función del contexto de la organización. No basta con hacer una encuesta o pedir opiniones sobre decisiones ya tomadas. Así no se gana la confianza ni se consigue el compromiso. Es necesario que la gente te acompañe para que las decisiones se mantengan en la práctica.
En particular, para garantizar una consulta eficaz, es posible que tenga que superar obstáculos como:
- Alfabetización y lenguaje - puede haber bajos niveles de alfabetización en la mano de obra, o la(s) lengua(s) oficial(es) del país puede no ser la primera lengua para muchos trabajadores. Hay que tener en cuenta aspectos como:
- Garantizar que se reserva el tiempo adecuado para que se produzca una comunicación bidireccional eficaz
- Contratación de intérpretes, o formar a compañeros de trabajo para que interpreten
- Traducir la información, asegurándose primero de que está escrita en un lenguaje claro
- Utilizar infografías y mensajes con imágenes que se entiendan universalmente
- Ofrecer clases de idiomas
- Cultura y diversidad: los comités y los representantes deben representar a los trabajadores y proporcionar entornos seguros e inclusivos para el debate. Conviene recordar que algunos trabajadores pueden sentirse incómodos o reticentes a la hora de abordar determinadas cuestiones.
También debe asegurarse de que tiene en cuenta los diferentes modelos de trabajo -como el tiempo parcial, los turnos y los trabajadores que trabajan desde casa- a la hora de decidir los métodos y el calendario de consulta y participación.
También es esencial asegurarse de que no hay motivos para que los trabajadores teman represalias, como medidas disciplinarias o despidos, si informan de problemas o preocupaciones. Las políticas de denuncia de irregularidades u otros mecanismos de denuncia anónima pueden fomentar el compromiso.
Por último, uno de los pasos más olvidados pero fundamentales en la consulta y la participación es la retroalimentación oportuna: ¿qué medidas se han tomado realmente? ¿Qué ha cambiado? ¿Qué diferencia ha supuesto?
P: ¿Cuáles son las herramientas/modelos/técnicas clave que deberían utilizar los empresarios?
Sally Swingewood:
No hay una sola manera de realizar consultas y participación. Las herramientas y técnicas que utilices para conseguir que la gente participe y obtenga la información que necesitas dependerán de usted, de su situación y de su personal. Pero puede incluir cosas como conversaciones individuales, tal vez entre un directivo y un trabajador, o conversaciones en grupos más grandes, incluso conversaciones con toda la organización, si eso es posible para usted. No es necesario que sean en persona, pueden ser virtuales, pueden ser videollamadas o llamadas telefónicas. La clave es utilizar lo que haga que la gente se sienta cómoda y que les haga confiar en los demás y sentirse seguros para hablar. También puedeutilizar encuestas a los empleados, herramientas de la caja de herramientas o un comité oficial si eso es lo que funciona.
En resumen, debe considerar la posibilidad de utilizar una combinación de métodos para consultar a los trabajadores, entre ellos
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Cara a cara directamente: la consulta puede adoptar la forma de entrevistas programadas, charlas informales o reuniones formales, sobre todo en ámbitos como la salud y la seguridad en el trabajo. También pueden organizarse reuniones con grupos o con toda la plantilla. Los trabajadores pueden ser asignados a grupos de trabajo para explorar formas de abordar cuestiones específicas, como la salud y la seguridad psicológica.
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A través de los representantes de los trabajadores: puede utilizar métodos presenciales para consultar a los representantes de los trabajadores, lo que puede resultar más práctico en el caso de plantillas más grandes, o puede crear un comité de trabajadores formal y específico. En este último caso, hay que tener en cuenta su funcionamiento y composición (garantizando que sea inclusivo y representativo de toda la plantilla), así como su orden del día y sus necesidades de apoyo.
Indirectamente - También se puede consultar a los trabajadores de forma indirecta, utilizando diversos mecanismos, como encuestas al personal, planes de sugerencias, tablones de anuncios, boletines informativos y páginas web. Se pueden organizar direcciones de correo electrónico o líneas telefónicas específicas para recibir las opiniones de los trabajadores.
P: ¿Con qué frecuencia deben realizarse las consultas y la participación?
Sally Swingewood: Una vez más, esto dependerá de la organización y su contexto, pero hágalo con sentido. No es necesario consultar las cosas más pequeñas, pero cualquier cosa importante necesita una aportación significativa y una cuidadosa consideración de las opiniones de quienes se verán afectados por la decisión. Tienen que entender todas las cuestiones relevantes, los pros y los contras.
P: ¿Cómo selecciona una organización a las personas adecuadas para la consulta y la participación?
Sally Swingewood: Todo el mundo debería participar. TODOS.
En general, no es una cuestión de cómo se selecciona. La única vez que esto puede ser diferente es cuando hay representantes formales de los trabajadores que se relacionan con la alta dirección de la organización. Pero incluso en ese caso, hay que tener mucho cuidado porque es muy poco probable que los representantes individuales puedan representar a todos los trabajadores o grupos de personas con necesidades diferentes. Si tiene representantes de los trabajadores, asegúrese de que son realmente representativos y de que han consultado a todas las personas que se van a ver afectadas.
P: ¿Cómo apoyan las organizaciones la consulta y la participación cuando las personas trabajan de forma remota?
Sally Swingewood: No importa realmente dónde se encuentre el trabajador o cómo trabaje, y no es necesario estar en la misma habitación que alguien para que la participación y la consulta sean efectivas. Hay muchas formas de relacionarse con los trabajadores si no puede reunirse con ellos en persona. Los métodos de consulta y participación que se utilizan para las reuniones en persona pueden ser igual de eficaces en el entorno virtual. De hecho, los datos sugieren que la consulta y la participación pueden ser mayores cuando las reuniones son virtuales, ya que los trabajadores pueden sentirse más cómodos y más dispuestos a ser abiertos y honestos si no están en la misma sala que usted.
La clave es garantizar que los trabajadores tengan acceso a estas herramientas. También es importante no depender de un único método, como el correo electrónico: puede formar parte del conjunto de herramientas, pero no se puede dar por sentado que el correo electrónico ha sido recibido, leído y, lo que es más importante, comprendido.
