Standards und KMU: Von der "tick-box"-Übung zur strategischen Grundlage

Outerspace ist ein preisgekröntes Büro für Landschaftsarchitektur und Städtebau, das seinen Sitz in einem umgebauten Bootshaus am Ufer der Themse in Teddington hat. Das Unternehmen wurde 2002 von Richard Broome gegründet und hat sich seitdem zu einem erfolgreichen 12-köpfigen Büro entwickelt. Das Design- und Planungsportfolio von Outerspace reicht vom öffentlichen Bereich bis hin zu Wohn-, Bildungs-, Industrie- und Gesundheitswesen und darüber hinaus.

In den frühen Tagen arbeitete Richard Broome allein von seinem Esstisch aus. Im ersten Geschäftsjahr lag sein Hauptfokus darauf, zu überleben und neue Kunden zu gewinnen. Das erste Jahr kam und ging, und seine Tätigkeit begann, Fuß zu fassen - 2004 gewann das Team den „Mayor's Award for Planning Excellence“ für ihre Arbeit am Walthamstow Square und den Walthamstow Gardens. Inzwischen hatte Richard eine Handvoll Mitarbeiter eingestellt und sein Esszimmer hinter sich gelassen - er teilte sich ein Büro mit einer Grafikdesignfirma.

Wie Sie Standards innerhalb des Unternehmens nutzen können? Von überhaupt keiner Beziehung über die Einführung von Standards als Tickbox-Übung bis hin zu ihrer vollständigen Einbettung in die Struktur ihres Unternehmens. Richard Broome erklärt:

Zu diesem Zeitpunkt erforderten die meisten der öffentlich ausgeschriebenen Projekte, Präqualifikationsfragebögen (PPQs), deren Ausfüllen viel Zeit in Anspruch nahm.

Richard greift die Geschichte auf: "Durch das Ausfüllen zahlreicher PPQs haben wir schnell gelernt, dass die Einführung von Qualitätsstandards den Umfang des Materials und der Beweise, die wir einbeziehen mussten, reduzieren würde. Es wurde klar, dass wir unsere Reaktionszeit bei größeren Ausschreibungen für öffentliche Aufträge beschleunigen könnten, wenn wir die entsprechenden Zertifizierungen - insbesondere ISO 9001 - erreichen würden.“

Das Team beauftragte ein Beratungsunternehmen mit der Bewertung der bestehenden Prozesse im Outerspace und mit der Beratung darüber, was zur Erlangung und Aufrechterhaltung der ISO 9001-Zertifizierung erforderlich wäre. Ein zentrales Element davon war die Erstellung eines Qualitätshandbuchs, in dem alle relevanten Qualitätsprozesse und -verfahren im Einzelnen aufgeführt waren.

Nach einigen Monaten erreichte Outerspace die ISO 9001-Norm. erklärt Richard: "Zum Punkt der Zertifizierung zu kommen und unsere Prozesse für die jährliche Beurteilung auf dem neuesten Stand zu halten, war damals eine Art Tickbox-Übung. Es war etwas, um uns auf die richtige Anbieterliste zu bringen. Wir dachten nicht über die strategischen Vorteile für unser wachsendes Unternehmen nach, sondern stellten einfach sicher, dass wir unsere Zertifizierung jedes Jahr wiedererhielten.“

Obwohl Richard und das Team gerade mit dem Minimum auskamen, das für die Beibehaltung der ISO 9001-Zertifizierung erforderlich war, war es manchmal dennoch schwierig, die für die Aufrechterhaltung der Konformität erforderliche Zeit zu finden. Insbesondere während des wirtschaftlichen Abschwungs Ende der 2000er Jahre, wo auf viele neue Verträge gedrängt wurde. "Damals sahen wir es nur als zusätzlichen Verwaltungsaufwand", gibt Richard zu.

Die Zeit verging, und das Outerspace-Team gewann weiterhin nationale Auszeichnungen für seine Projekte. Das Büro erhielt 2011 drei Auszeichnungen für seine Arbeit am iCon-Gebäude in Daventry, mit denen herausragende Leistungen in den Bereichen Design und Nachhaltigkeit gewürdigt wurden.

Das Unternehmen ist weiter organisch gewachsen und hat den Punkt erreicht, an dem es von einem Prozessmanager profitieren würde, der die Teamressourcen und -prozesse verwaltet. Die Rolle beinhaltete auch die Verantwortung für die Aufrechterhaltung der ISO 9001-Zertifizierung und das zugehörige Qualitätshandbuch. Richard besetzte die Position mit der erfahrenen Managerin Melanie im Winter 2013.

Sobald Melanie Winter an Bord war, begann sie, sich mit dem Qualitätshandbuch vertraut zu machen. Sie verbrachte Zeit mit dem ursprünglichen Berater, um genau festzulegen, wie das Handbuch verwendet werden sollte und wie es aktualisiert und verbessert werden könnte:

Darüber hinaus erörterten sie, wie die Anforderungen der ISO 9001 weiter in die Prozesse der Tätigkeiten integriert werden könnten und wie das Team am besten interne Audits und Kontrollen durchführen sollte, um das laufende Qualitätsmanagement zu unterstützen.

Bald darauf begann das Outerspace-Management-Team mit der gemeinsamen Aktualisierung und Neufassung des Qualitätshandbuchs. Die ISO hatte vor kurzem auch die Überarbeitung der Norm 9001 für 2015 angekündigt, so dass sie die neuen Anforderungen des Dokuments erfüllen konnte. erklärt Melanie: "Unser aktualisiertes Qualitätsmanagement-Handbuch war nun richtig auf das Geschäft und die Art unserer Arbeit abgestimmt. Der nächste Schritt bestand darin, dafür zu sorgen, dass es nicht einfach im Regal stehen blieb - es musste in den Alltag integriert und von allen unseren Landschaftsarchitekten, jeden Tag verwendet werden".

Es war wichtig, sich im gesamten Team einzubringen, um den Standard wirklich in den Arbeitsablauf des Outerspace-Teams zu integrieren. Das vorhandene Personal brauchte Coaching und Unterstützung, um sich anzupassen. Melanie fährt fort: "Wir arbeiteten nicht nur mit unseren etablierten Landschaftsarchitekten zusammen, um ihre Arbeitspraktiken mit dem Qualitätshandbuch in Einklang zu bringen, sondern erkannten auch die Notwendigkeit, unsere auf Standards basierende Kultur vom ersten Tag an für neue Mitarbeiter einzuführen.“

Nach ISO 9001 müssen Unternehmen monatliche Management-Audits durchführen, um sicherzustellen, dass Qualitätsprozesse aufrechterhalten werden. Melanie setzte sich innerhalb des Teams für diesen Prozess ein, indem sie regelmäßige Treffen und Informationssitzungen mit den Mitarbeitern anberaumte: "Es ist wirklich wichtig, konsistente Qualitätsmanagementaufzeichnungen zu führen - um uns dabei zu helfen, unseren eigenen Qualitätsanforderungen gerecht zu werden, sowie für jährliche Konformitätsprüfungen", erklärt sie.

"Dies sinnvoll zu tun, erfordert natürlich regelmäßige und konzentrierte Zeit von jedem Teammitglied - was bei geschäftigen Kundenprojekten schwer zu finden sein kann. Ein flexibler Ansatz ist von entscheidender Bedeutung - es ist nicht ungewöhnlich, dass geplante Prüfungssitzungen aufgrund des Termindrucks von Kunden und Projektterminen verschoben werden. Beharrlichkeit und Teamarbeit sind wirklich wichtig".

Mit voller Unterstützung der Geschäftsführung begann sich eine neue Struktur herauszubilden. Das Engagement der Mitarbeiter für die Initiative vertiefte sich allmählich, als sie mit dem regulären Prüfungsprozess und seinen strategischen Absichten besser vertraut wurden.

Matt Ellins, ein leitender Landschaftsarchitekt bei Outerspace, kommentiert: "Die Anpassung an den ISO-Prozess erforderte, dass wir über unsere Tätigkeiten und Prozesse im Detail nachdachten. Obwohl es zunächst zeitaufwendig erschien, wurde schnell klar, dass die Zeit gut investiert war, um zur Verbesserung unserer Qualitätsverfahren und damit unseres Outputs beizutragen.“

"Die Einführung von Flussdiagrammen war eine besonders nützliche Übung, um aufzuzeigen, wie unsere Prozesse optimiert werden können. Indem wir sie in einem klaren grafischen Format darstellten, konnten wir unsere Ideen problemlos mit Kollegen austauschen und diskutieren. Dies ermöglichte ein aktives Nachdenken über das, was wir für die beste Praxis hielten und es ermutigte uns, zu prüfen, wo Effizienzsteigerungen erzielt werden könnten.“

Heute hat Outerspace erfolgreich Qualitätsmanagement und ISO 9001 in jeden Prozess und jedes Verfahren eingebettet. Richard erklärt:

Diese strategische, auf Standards basierende Kultur hat sich über die Arbeit mit Kunden von Outerspace hinaus entwickelt und beeinflusst jeden Winkel des Unternehmens. Auch in Bezug auf Personalentscheidungen, hat sich das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Karriereentwicklung weiterentwickelt.

Richard fährt fort: "Man kann auch sagen, dass sich viele Aspekte meines eigenen Ansatzes und meiner eigenen Sichtweise als Ergebnis dieser Reise weiterentwickelt haben. Ich bin ein Optimist, und vor allem in der Anfangszeit vertraute ich gewöhnlich darauf, dass "die Dinge sich regeln würden", und hatte keine so abgerundete Sichtweise des Risiko- oder Qualitätsmanagements wie heute. Obwohl dies am Anfang half, die Dinge auf den Weg zu bringen, fand ich, dass meine Beschäftigung mit Qualitätsstandards allmählich eine breitere Sichtweise dieser Faktoren ermöglichte.

Das Team hat nun damit begonnen zu untersuchen, wie es über ISO 9001 hinausgehen kann, und hat neue Richtlinien für Projektaufbau, Management, Ressourcen und Kundenzufriedenheit eingeführt. Melanie bemerkt: "Das hat die kollektive Denkweise hier wirklich beeinflusst - die Förderung einer Kultur der Exzellenz und der kontinuierlichen Verbesserung. Es ist nicht einfach, und es kostet jeden Monat Zeit und Arbeit von allen, aber es lohnt sich auf jeden Fall".

Das Gesamtkonzept des Unternehmens entwickelt sich immer weiter und so erhielt Outerspace 2015 drei Branchenauszeichnungen für ihre Projekte Lime Wharf, Mayfield School und Greenwich Square und 2017 eine weitere für die Ark Isaac Newton Academy. Vor kurzem hat Outerspace auch die Silber-Akkreditierung von „Investors in People“ (IIP) erhalten, und die meisten ihrer Geschäfte kommen nun direkten Empfehlungen.

Richards abschließende Worte: "Obwohl Standards auf verschiedene praktische Weise geholfen haben - beispielsweise durch die Beschleunigung von Ausschreibungsprozessen und die Steigerung der internen Kosteneffizienz - sind es die immateriellen Vorteile, die am stärksten ins Gewicht fallen. Die professionelle Einstellung und der Glaube, die mit einer auf Standards basierenden Kultur einhergehen, sind in allem, was wir tun, präsent.“

"Ich habe gelernt, dass man als kleines Unternehmen Qualitätsstandards auf eine von zwei Arten betrachten kann. Entweder man tut gerade genug, um die Akkreditierung zu erlangen und dann aufrechtzuerhalten, so dass man denjenigen, die hineinschauen, auf eine bestimmte Art und Weise erscheint - unabhängig davon, wie sich dies tatsächlich auf Ihr Personal und Ihre Verfahren auswirkt.“

"Die Alternative ist, sich den Standards als Rahmen für Wachstum, zu nähern. Eine ständige Gelegenheit, das Potenzial Ihres Unternehmens zu entwickeln. Ihre vollständige Einbettung in Ihre Strategie und Entscheidungsfindung erfordert das Engagement und die Anstrengung aller Mitarbeiter des Unternehmens, aber mit der Zeit entwickelt sich eine Denkweise und Kultur, die Sie dauerhaft weiterbringen kann".

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